チェックリストの活用

工務店業務のミスを防ぐためは「チェックリスト」の活用を

家づくりをおこなう工務店では、業務のやり方が決まっています。それが文章化されていたり、マニュアルになっていたりしますが、中にはベテラン社員の頭の中にあり、それを都度教えるといったような形の会社もまだまだあります。ベテラン社員は経験豊富なため、どんな時に何をしないといけないかが分かっています。そのためミスも少なくなりますが、経験の浅い社員では、言った言わない、忘れてたといったミスが発生してしまいます。

しかしベテランになるまでミスを許容しているようでは、いつまでも利益の損失につながってしまいますので、業務をしやすくするのが必要になります。このようにならないために、いろいろな場面で業務内容や確認すべきことの「チェックリスト」として作成し、それを活用する必要があるのです。

チェックリスト作成時の注意事項

しかし、実際にチェックリストを作っても活用されず、見直しや更新、共有したりするのが面倒だと感じておこなわれないことが多々あります。チェックリストはただ作るだけでは意味がありません。チェックリストを効果的に活用するためには、以下のポイントに注意する必要があります。

チェックリストの目的と範囲を明確にする

チェックリストを作る前に、まずはその目的と範囲を明確にしましょう。チェックリストは何のために作るのか？どのような業務やプロセスに適用するのか？どのような人が使うのか？どのような効果や成果を期待するのか？など、具体的な質問に答えることで、チェックリストの必要性や優先度を判断できます。また、チェックリストの目的と範囲を明確にすることで、チェックリストの内容や形式も決めやすくなります。

チェックリストの内容をシンプルにする

チェックリストの内容は、シンプルでわかりやすくすることが大切です。チェックリストは業務の品質や安全性を確保するためのツールです。そのため、チェックリストには必要最低限の項目だけを記載しましょう。余計な項目や細かすぎる項目は、チェックリストの使用者に負担をかけるだけでなく、重要な項目に目が行きにくくなります。また、チェックリストの項目は、具体的で明確な言葉で書きましょう。曖昧な言葉や専門用語は、チェックリストの使用者に解釈の余地を与えることになります。例えば、「適切に処理する」という項目は、「どういう基準で適切か？」「どういう方法で処理するか？」という疑問が生じます。そのため、「○○という基準に従って△△という方法で処理する」というように具体化することが望ましいです。

チェックリストの形式を工夫する

チェックリストのフォーマット（形）も、その活用度に影響します。チェックリストは紙やエクセルなど様々な形で作成できますが、それぞれにメリットとデメリットがあります。紙で作成した場合は、手軽に作成できますが、更新や共有が難しくなります。

現在は電子化の時代ですので、紙をなるべくしようしないという会社も多いです。エクセル等で作成した場合は、更新や共有が容易ですが、操作性や見やすさが低下する可能性があります。特に現場ではタブレットをうまく活用し、あとで事務所に戻ってからというやり方はやめましょう。

このようにチェックリストの形は、使用者のニーズや環境に合わせて選択する必要があります。また、チェックリストの形式だけでなく、チェックリストのデザインやレイアウトも工夫しましょう。チェックリストは見やすく、使いやすくすることで、使用者のモチベーションや注意力を高めることができます。例えば、チェックリストの項目には番号や記号を付けることで、項目の区別や確認をしやすくします。また常に最新版がわかるように、「〇月〇日版」「ver〇」のような表記もしておいたほうがいいです。更にチェックリストの項目には色分けや太字などを使って、重要度や緊急度などが認識できるようにしておくことも効果的です。

チェックリストの使用と改善を継続する

チェックリストを作成したら、それを実際に使用してみましょう。チェックリストは業務の品質や安全性を確保するためのツールですが、それを使用しなければ意味がありません。チェックリストを使用することで、業務の流れやルールを確認できます。また、チェックリストを使用することで、業務のミスや問題点を発見できます。チェックリストを使用した後は、その結果やフィードバックをもとに、チェックリストを改善しましょう。チェックリストは業務の品質や安全性を確保するためのツールですが、それは常に変化するものです。業務の環境や要求が変われば、チェックリストもそれに合わせて変える必要があります。そのため、チェックリストは定期的に見直し、更新しましょう。また、チェックリストは使用者や関係者と共有しましょう。チェックリストは業務の品質や安全性を確保するためのツールですが、それは個人のものではなく、チームや組織のものです。そのため、チェックリストは使用者や関係者と意見交換しましょう。

工務店業務には業務フローが大前提

チェックリストは、各部門の仕事のミスなどをなくすために活用します。しかし、住宅建築の場合は営業→設計→工事といった役割分担があるため、それぞれの部門だけのことを考えていてはうまく進みません。家づくりの流れを明確にしておくことが必要になります。これの業務についての流れが「業務フロー」になるわけです。よって各仕事の内容を整理するにあたり、社員皆が理解できる「業務フロー」を作成しましょう。業務フローにてついては別の記事（業務フロー）をお読みください。

業務におけるチェックリストの活用は、ミスを防ぐだけでなく、業務の効率化や改善にもつながります。しかし、チェックリストを作るだけでは十分ではありません。チェックリストを効果的に活用するためには、上記ポイントを意識して活用しましょう。