マニュアル化とは
工務店の業務において社内のマニュアル化とは、仕事のやり方や目指すべきゴールを文書にまとめて共有することです。社内のマニュアル化には、次のようなメリットがあります 。
- 仕事の品質を一定に保つ：マニュアルに従って仕事をすることで、誰がやっても同じレベルの仕事ができます。また、ミスやトラブルの原因や対処法もはっきりします。
- 人材を早く育てる：マニュアルがあれば、新人や異動者などが仕事を早く覚えることができます。また、リモートワークなどで先輩社員に聞きにくい状況でも、自分で答えを探すことができます。
- 仕事の依存度を減らす：マニュアル化によって、仕事が「人」ではなく「役割」のものだとはっきりします。特定の社員に頼らないようになります。また、不正やコンプライアンス違反を防止することもできます。
- 仕事の改善の基礎を作る：マニュアルを作成すること自体が、仕事の内容を見直すチャンスになります。重複や無駄な作業を省き、効率的な方法を探すことができます。また、マニュアルには仕事の背景や経緯も記録されるため、これまでの経験の蓄積にもなります。
マニュアルづくりの手順
社内のマニュアル化を行う場合は、次のような手順で進めることがおすすめです 。
- 業務標準化の方向性（ポリシー）を決める：業務標準化の目的や原則を明確にし、それらに基づいた方針を決めます。例えば、「契約書や請求書は必ず保管する」「コンプライアンスを徹底する」といったポリシーです。
- 業務フローを整理する：標準化したい業務の流れや内容を洗い出し、整理します。どんな作業が必要で、どんな順番で行うか、どんな成果物が出るかなどを明記します。
- 業務内容の標準化・統一化をする：業務フローに沿って、具体的な作業手順や目標値などをマニュアルにまとめます。最初から完璧を目指す必要はありません。担当者の意見やフィードバックを取り入れながら、徐々に改善していきます。
注意点
社内のマニュアル化には、次のような注意点もあります 。
- 従業員のモチベーションダウン：マニュアルに縛られて、自分の考えやアイデアを発揮できないと感じる従業員が出る可能性があります。また、マニュアルに言い訳する従業員も出るかもしれません。これを防ぐためには、マニュアルの意義や目的を従業員に伝えることが重要です。また、マニュアルを超えた提案や発想を歓迎する職場風土を作ることも大切です。
- マニュアル化の負担：マニュアルを作成することには、多くの労力や時間がかかります。そのため、標準化を図るつもりが、かえって業務効率を低下させてしまう恐れもあります。これを防ぐためには、マニュアルは徐々に作成し、従業員の負担になりすぎないようにすることが重要です。
以上が、社内のマニュアル化についての説明です。工務店の場合は、工事の進捗管理や見積作成など、様々な業務があります。それらの業務をマニュアル化することで、品質や効率、さらには顧客満足度などを向上させることができるでしょう。
小さなマニュアルづくりも
工務店業務において必要なマニュアルには、初回接客マニュアル、設計図書作成マニュアル、見積書作成マニュアル、品質管理マニュアル、施工マニュアル、クレーム対応マニュアルなど多くのものが必要になります。これらはどこの会社でも当たり前にあるものですが、もっと小さな事柄でも社内で共通した行動や考え方をする場合には、小さなマニュアルづくりも有効です。
例えば、電話対応マニュアル、来客時の対応マニュアル、社内のゴミの出し方マニュアル、社内清掃マニュアルなど、会社独自のモノを考えたらたくさんあると思います。文書化するのが大変であれば、動画マニュアルも有効です。一連の動きを動画に撮影しコメントを入れればわかりやすいマニュアルになります。
これらを社員皆で手分けして作成しておき、新しく入ってくる新入社員には入社前に全て見ておくような流れにしておけば、会社に入ってから覚えるよりも早く会社に慣れると思います。このように小さなマニュアルも、意外と重要です。是非作成してみてください。
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