工務店の業務フロー

工務店の業務フローとは

業務フローとは、ある業務やプロセスの手順や流れを表したものです。業務フローは、業務の開始から終了までの一連の手順やタスクを示し、各タスクの役割や責任、依存関係、出力物などを明確にすることができます。業務フローを作成することで、業務プロセスの見える化が可能になり、改善点を見つけ出しやすくなります。また業務フローにより、業務の効率化や品質向上を図ることができます。

業務フローは、フローチャートやプロセスマップ、UML図、ワークフロー図など、様々な形式で表現されることがありますが、工務店さんの向けの業務フローづくりでは、主にExcelを使って流れを明確にしていくことからお勧めしています。

工務店の業務フローのつくり方

工務店の業務は、主に営業、設計、工事という役割分担とその連携が重要になります。ここを業務フローの中で明確にしていくイメージです。

業務フローを作成するにあたり、まずはお客様の流れを明確にしていきましょう。例えば「資料請求」「来店」「契約」といった、お客様自身が関わる内容のことです。このお客様が関わることには、必ずそれに対応した業務が発生します。次にその業務内容を書き出していきます。するとその業務には、「誰がおこなうのか？」が分かってきます。要するに営業、設計、工事という職種の事です。会社の規模が大きくなると、積算、発注、ＩＣや資材担当というのも出てきます。実際の会社の業務や役割にそって、それらを当てはめていくのです。

最後に、それらの業務に使用する帳票やシステムなどを入れ込んでいきます。ここで重要なのが、使うものは人によって違うということがないようにしていくことです。中には、「私は〇〇CADを使う」というように、社内で別々のソフトを使うケースがありました。また、サービスを導入しているのに使い方がバラバラというケースもあります。このようなことを統一していくことを標準化といいますが、業務フローとはその標準化の基本部分になるものです。

本来、業務フローがないと質の高い仕事ができません。またお客様対応も人によりバラバラになりかねないものとなり、結果的には不信感を与える事にもつながります。まずは会社の根幹となる業務フローを作成しましょう。

業務フローのつくり方については、各社別にアドバイスをしています。ご要望があればお知らせください！